Electronic Data Interchange dan Information Organisation System
1. Pendahuluan
Strategi yang paling penting merupakan strategi yang elemen-elemennya dikaitkan dengan transmisi data elektronik. Strategi ini adalah system antar organisasi (IOS). Istilah lain adalah EDI yaitu pertukaran data elektronik. Pertukaran data elektronik adalah suatu cara untuk mencapai system antar organisasi. Ekstranet memungkinkan pembagian informasi berbasis computer yang sensitive dengan perusahaan lain dengan menggunakan teknologi yang umumnya diasosiasikan dengan internet, ekstranet biasanya terlindung dibalik firewall.
2. Tinjauan Pustaka
Pertukaran Data Elektronik adalah transmisi data dalam bentuk yang terstruktur dan dapat dibaca mesin secara langsung dari computer-ke-komputer diantara beberapa perusahaan. (http://community.gunadarma.ac.id/blog/view/id_8692/title_-e-commerce/)
3. Pembahasan
(Electronic Data Interchange) EDI
EDI didefinisikan sebagai pertukaran data antar computer antar berbagai organisasi atas suatu informasi terstuktur dalam format yang standard dan bisa diolah dengan computer. EDI merupakan bentuk e-commcerce dan telah ada bentuk yang sama selama lebih dari 20 tahun. Saat ini teknologi dan implementasi EDI sudah sangat berkembang. Tujuan EDI adalah untuk memfasilitasi perdagangan dengan cara mengikat aplikasi bisnis antar partner dagang. EDI meningkatkan proses manual untuk mempertukarkan informasi dengan bidang bisnis lainnya dalam berbagai cara, misal data hanya perlu untuk dimasukkan sekali saja, lalu data tersebut bisa dipakai oleh pihak pengirim barang, manager kantor dan lain-lain. Hal ini mengurangi tingkat kesalahan pengisian data, selain itu jugamengurangi biaya untuk menggaji tenaga entry data. Pada dasarnya, data bisa dikirimkan dengan lebih efisian memakai EDI.
Komponen utama EDI standar :
- Data Element : merupakan potongan data seperti tanggal, harga, atau nama organisasi. Setiap data element diidentifikasi dengan nomor referensi tertentu yang berisi judul, keterangan, jenis, nomor, dan panjang minimum/maximum.
- Data Segment : dalam suatu baris data disebut data segment dan setiap item di dalam segment mewakili satu element. Missal, segmen baris pesanan pembelian terdiri atas nomor barang,keterangan,jumlah,unit pengukuran, dan harga barang. Setiap segmen memiliki satu identifier satu data element delimiter, element diagram, data segment terminator dan notes.
- Transaction Set : suatu transaction set merupakan dokumen khusus seperti dokumen pesanan pembelian. Di dalam transaction set, ada 3 area utama , yaitu area header, are detail, dan area summary.
- Functional Group : merupakan sekelompok transaction set yang sejenis. Transaction set di dalam functional group dikelompokkan berdasarkan functional identifier yang sama.
4 fungsi dasar untuk mengirimkan transaksi EDI pada konsumen :
- Mapping : proses identifikasi elemen di dalam database yang diperlukan untuk membuat pesan dalam format EDI. Mapping adalah pekerjaan yang hanya satu kali dilakukan pada saat diperlukan transaksi EDI baru. Software EDI tidak bisa melaksanakan pekerjaan ini.
- Extraction : proses pengumpulan data yang belum diidentifikasi dan menempatkannya ke dalam format tertentu. Secara umum, data diextract dari database dan dijadikan dalam bentuk flat file. Struktur flat file biasanya ditentukan oleh pembuat translation software.
- Translation : proses untuk mengirimkan pesan ke luar, ketika data yang diperlukan masih dalam bentuk flat file,pembentukan pesan EDI bisa dilakukan memakai software translasi atau formatting. Software translasi akan mengatur data menjadi struktur tertentu yang sesuai dengan kebutuhan transaksi EDI.
- Communication : Pengiriman/ transmisi atas pesan EDI dikendalikan oleh software komunikasi, yang akan mengatur dan memelihara nomor telepon partner dagang, menjalankan automatic dialing dan up/downloading, juga membuat activity log. Setiap pesan EDI dibungkus dengan amplop khusus yang bertuliskan alamat tujuan, serta jenis transaksi EDI sebagai header dan error checking codes sebagai tambahan di bawahnya. Untuk keperluan penerimaan pesan EDI, proses tersebut tinggal dibalik.
Information Organisation System (IOS)
Suatu IOS (system antar organisasi) kadang-kadang disebut system informasi antar organisasi, adalah suatu kombinasi perusahaan-perusahaan yang terkait sehingga mereka berfungsi sebagai satu system tungga.Perusahaan-perusahaan yang membentuk IOS disebut mitra dagang atau mitra bisnis. Dalam kasus pemesanan penerbangan, IOS adalah produk dari usaha pengembangan dan promosi oleh pemasok yaitu perusahaan penerbangan itu. Organisasi yang menjadi daya penggerak di balik suatu IOS. Organisasi-organisasi lain disebut peserta IOS. Dalam contoh ini sponsor IOS adalah pemasok, tetapi sponsor IOS dapat juga pelanggan.
Manfaat IOS
Manfaat IOS terbagi menjadi dua kategori yaitu efisiensi komparatif dan kekuatan tawar menawar;
•Efisiensi Komparatif, mitra dagang dapat menyediakan barang dan jasa mereka dengan biaya yang lebih murah daripada pesaing mereka.
Efisiensi internal terdiri dari perbaikan-perbaikan dalam operasi perusahaan itu sendiri sehingga memungkinkan perusahaan untuk mengumpulkan data lebih cepat, menganalisisnya lebih cepat, dan membuat keputusan yang lebih cepat.
Efisiensi antar organisasi mencakup perbaikan-perbaikan yang diperoleh melalui kerjasama dengan perusahaan-perusahaan lain. Perbaikan-perbaikan ini memungkinkan perusahaan-perusahaan menawarkan lebih banyak barang dan jasa, melayani lebih banyak pelanggan, memindahkan pekerjaan tertentu ke pemasok atau pelanggan serta lebih mudah mengumpulkan data lingkungan.
•Kegiatan Tawar menawar, kemampuan suatu perusahaan untuk menyelesaikan perselisihan dengan pemasok san pelanggannya yang menguntungkan dirinya disebut kekuatan tawar-menawar. Kekuatan itu berasal dari tiga metode dasar dengan menawarkan keistimewaan produk yang unik, dengan mengurangi biaya yang berhubungan dengan pencarian dan dengan meningkatkan biaya peralihan.
Keistimewaan produk yang unik
Hubungan elektronik IOS memungkinkan perusahaan menawarkan pelayanan yang lebih baik bagi pelanggan dalam bentuk pemesanan yang lebih mudah, pengiriman yang lebih cepat, dan waktu respon atas permintaan informasi yang lebih cepat. Pelayanan yang lebih baik ini menjadi keistimewaan produk perusahaan, membuatnya lebih menarik daripada produk serupa yang ditwarkan pesaing.
Penurunan biaya yang berhubungan dengan pencarian
Dengan menjadi bagian suatu IOS, perusahaan dapat mengurangi biaya berbelanja yang dialami pelanggannya dalam mencari pemasok, mengidentifikasi produk alternative dan mendapatkan harga terendah. Karena perusahaan itu sendiri adalah pelanggan dan pemasoknya, perusahaan dapat mengalami penurunan biaya berbelanja yang sama ketika memesan dari pemasoknya.
Peningkatan biaya peralihan
Suatu perusahaan ingin agar jika pelanggan beralih ke pesaing maka biayanya menjadi mahal. IOS mencapai manfaat ini dengan memberikan bagi pelanggan sumber daya informasi seperti perangkat keras, perangkat lunak dan saluran komunikasi data yang harus diganti jika produk dibeli dari perusahaan lain.
4. Penutup
EDI merupakan subset dari IOS pertukaran data elektronik adalah cara untuk mencapai sistem antar-organisasi. EDI dan IOS dapat meningkatkan efisiensi karena antar organisasi atau perusahaan saling bekerja sama untuk menghasilkan produk baru. Oleh karena itu factor kerja sama sangat dibutuhkan.
5. Referensi
No comments:
Post a Comment