4.2 Modul Sales pada MYOB

4.2 Modul Sales pada MYOB

Modul Sales

Fasilitas modul Sales digunakan untuk mencatat transaksi penjualan barang atau jasa, retur penjualan dan penerimaan yang berhubungan dengan penjualan tersebut. Selain itu, MYOB juga menyediakan tiga pilihan modul penjualan yaitu mulai dari  Quote,  Order,  Invoice, Receive  Payments,  dan  Transaction Journals. Pada dasarnya pemrosesan data dengan menu Sales  hampir sama dengan mengisi faktur penjualan dalam praktik akuntansi secara manual. Dari  Pulldpwn Menu Command Centres> klik Sales> klik Enter Sales.

Enter Quotes

 Form ini berguna untuk membuat permohonan (Quote) dari pelanggan atas penjualan suatu barang dagangan/item. Transaksi  Quote ini tidak akan dijurnal maupun diposting pada catatan akuntansi perusahaan. Jika Anda telah membuat Quote, maka Quote tersebut dapat dijadikan Order atau bahkan bisa juga langsung dijadikan Sales Invoice kepada bagian penjualan/invoicing. 

Enter Orders 

 Form ini berguna untuk membuat pesanan (Order) dari pelanggan atas penjualan suatu barang dagangan/item. Order penjualan  juga bisa dilakukan secara langsung mengisikannya dari menu Command Centre> klik Sales> klik Enter Sales. Kemudian ubahlah template menjadi ORDER, selanjutnya isikan data Order (sama dengan cara pengisian Quote) yang diperlukan seperti: customer, nomor invoice, tanggal, termin dan data item lainnya yang dipesan. Yang membedakan tampilan Order dengan Quote hanyalah terletak pada bagian bawah sebelah kanan form ada tambahan isian Paid Today, Payment Method, dan Balance Due. Untuk menyimpan hasil pembuatan Order tersebut klik Record.

Enter Invoices

Merupakan formulir untuk mencatat penjualan  barang atau jasa baik  secara tunai maupun kredit. Untuk mengaktifkannya klik  Sales dari jendela  Command Centre dilanjutkan dengan mengklik Enter Sales. Tampilan formulir penjualan barang berbeda dengan faktur untuk penjualan jasa. Proses pencatatan transaksi penjualan dilakukan dengan langkah :

1. Pilih dan klik menu Sales – Enter Sales. Kotak dialog Sales – New Item ditampilkan Jika tampilan yang muncul bukan Sales – New Item, maka Anda harus klik icon Layout yang ada di bagian bawah form Sales dan pilih layout  yang dikehendaki apakah  Item, Service, Profesional, Misellaneous atau Time Billing (Versi 13).

2. Klik  drop-down  dan pilih nama pelanggan pada isian customer, selanjutnya isi data-data transaksi berikut ini.

• Bagian Ship to : secara otomatis terisi alamat (pembeli) pengiriman barang sesuai dengan isian pada Customer Card yang bersangkutan.

• Invoice # : diisi atau secara otomatis terisi nomor faktur.

• Date : cek tanggal transaksi, jika tidak sesuai, ketik secara manual tanggal transaksi tersebut. • Customer PO # : diisi  dengan nomor referensi pemesanan barang dari pelanggan (jika ada).

• Kolom Ship diisi dengan jumlah barang yang dibutuhkan pembeli.

• Kolom Item Number, diisi dengan kode barang  yang dijual dengan cara menempatkan penunjuk mouse, dilanjutkan menekan enter dan diakhiri memilih kode barang yang bersangkutan.

• Kolom Description, secara otomatis terisi nama barang sesuai dengan sesuai dengan kode pada kolom Item Number.

• Kolom Price, secara otomatis terisi harga jual barang (isian Inventory) angka ini dapat diganti jika tidak sesuai dengan harga jual yang diinginkan.

• Kolom Disc. %, diisi dengan persentase potongan penjualan (jika ada).

• Kolom Total, secara otomatis terisi angka hasil perkalian antara jumlah barang dengan harga jual (dikurangi potongan).

• Kolom Job, diisi dengan kode job (jika ada).

• Kolom Tax, secara otomatis terisi kode pajak pertambahan nilai/VAT.

• Kotak isian Salesperson : diisi dengan karyawan bagin penjualan (jika ada).

• Kotak isian Comment : diisi dengan komentar yang akan disampaikan kepada pelanggan (jika ada), komentar ini dibuat melalui menu Sales – Comments & Ship Methods.

• Kotak isian Ship Via : diisi dengan keterangan pengiriman barang (jika ada), keterangan ini dibuat melalui menu Sales – Comments & Ship Methods

• Promised Date : diisi dengan kesanggupan  membayar jika merupakan penjualan kredit (jika ada).

• Journal Memo : secara otomatis berisi keterangan jurnal transaksi yang bersangkutan

• Kotak isian Freight : diisi ongkos angkut pengiriman barang (jika ada).

• Kolom Tax, secara otomatis terisi angka PPN barang yang dijual.

• Kolom Amount : secara otomatis terisi angka total nilai transaksi yang berasal dari : nilai barang yang dijual + ongkos angkut penjualan + pajak.

• Paid Today : diisi dengan jumlah uang yang  dibayar pembeli atau diterima penjual dari konsumen.

• Balance Due : secara otomatis terisi angka selisih nilai transaksi (Amount) dengan jumlah yang dibayar konsumen (Paid Today). Angka ini akan menambah saldo rekening Piutang Dagang.

3. Klik tombol Record. Proses pencatatan selesai.

Pencatatan transaksi penjualan barang dagangan

Mencatat Penerimaan dari Konsumen

Penerimaan uang yang dicatat melalui menu Sales adalah semua penerimaan dari konsumen(Receive payment) yang berhubungan langsung dengan penjualan barang atau jasa aktivitasutama perusahaan. Proses pencatatan penerimaan pelunasan Piutang dilakukan dengan langkahberikut ini:

1. Pilih dan klik modul Sales – Receive Payments. Kotak dialog Receive Payments

2. Isi semua data transaksi berikut ini:

• Klik dan pilih salah satu rekening (tipe Detail Cheque atau Detail Credit Card) pada bagiankiri atas kotak dialog Customer Payment – yang berfungsi untuk menampung penerimaanpembayaran (Deposit to Account) atau bisa juga pilih Group with Undeposited Funds tergantung kebijakan akuntansi perusahaan.

• Klik drop-down dan pilih pelanggan yang membayar pada kotak Customer, dalam

kasus ini Portable Outlet Centre.

• Pada kotak ID # : secara otomatis terisi kode penerimaan kas (customer receipts)

CR000xxx, jika Anda menghendaki keterangan yang lain isi secara manual pada bagian ini(misalnya BKM12-1).

• Kotak Date : secara otomatis terisi tanggal sesuai dengan sistem komputer, jika tidak

sesuai bagian ini dapat diedit.

• Kotak Amount Received : isi dengan jumlah yang dibayar oleh pelanggan atau konsumendengan cara klik isian ini setelah kolom Amount Received diisikan, maka secara otomatislangsung terisikan.

• Kotak Memo : secara otomatis terisi penjelasan jurnal, ganti keterangan lain jika Anda

memerlukan.

• Kolom Amount Applied : diisi dengan pendistribusian angka dari kotak isian Amount

Received.

• Finance Charge : diisi dengan banyaknya jumlah denda yang dikenakan perusahaan

kepada pelanggan atas keterlambatan pelunasan piutang yang bersangkutan.

3. Klik tombol Record.

4. Klik tombol Print Later untuk menunda pencetakan faktur atau kredit memo atas diskon pelunasan yang telah diberikan.

 kotak dialog pencetakan faktur/memo kredit

5. Proses pencatatan transaksi selesai.

sumber :

http://rogonyowosukmo.files.wordpress.com/2009/08/modul-myob-accounting.pdf

4.1 Resensi Software Akuntansi MYOB

4.1 Resensi Software Akuntansi MYOB

MYOB Accounting Software adalah software akuntansi yang membantu dalam proses penjualan dan pembelian, track piutang dagang, hutang dagang (payable), pajak, dan masih banyak lagi kegiatan atau proses transaksi yang dapat dilakukan dalam software aplikasi MYOB ini, hanya dengan meng-klik beberapa tombol saja. MYOB juga memudahkan dalam mendesign accounting proses sesuai dengan yang diinginkan, sehingga lebih mudah digunakan untuk mencari informasi tentang bisnis.

Fasilitas dan Cara Kerja MYOB Accounting Plus V.12

gambar MYOB premier v12

Kelengkapan fasilitas MYOB Accounting Plus ditunjukkan dengan modul akuntansi yang dapat ditangani. Modul tersebut bekerja secara terpadu (integrated) dengan tingkat koordinasi yang sangat tinggi sehingga pekerjaan yang dilakukan oleh satu bagian akan berpengaruh ke bagian yang lain (Linked Accounts). Program MYOB dapat digunakan secara efektif dan efisien dengan cara memahami proses kerja program dalam kaitan dengan proses akuntansi (accounting process). Proses akuntansi dengan MYOB diawali dengan dicatat data awal perusahaan dan berakhir disusun laporan keuangan.

Fungsi masing-masing modul kaitannya dengan proses akuntansi menggunakan MYOB Accounting Plus V.12 adalah sebagai berikut:

• Accounts, Fasilitas ini berfungsi untuk mencatat data awal perusahaan berup pencatatan.

• Rekening, Proses pencatatan transaksi dan proses penjurnalan transaksi.

• Banking, Berfungsi untuk mencatat, mencetak bukti transaksi dan laporankeuangan perusahaan yang dalam transaksinya mengunakan modul Chequebook.

• Sales, Berfungsi untuk mencatat, menampilkan dan mencetak bukti transaksi serta laporan termasuk analisis penjualan barang dan jasa.

• Time Billin, Digunakan untuk mencatat transaksi penjualan jasa yang termasuk dalam daftar aktivitas (activity list) yang dicatat melalui menu Time Billing (untuk MYOB V.13).

• Purchases, Berfungsi untuk mencatat, menampilkan, dan mencetak bukti transaksi serta laporan termasuk analisis pembelian barang dan jasa.

• Payroll, Digunakan untuk mencatat transaksi penggajian karyawan atau pegawai, meliputi perhitungan gaji pokok, bonus dan perhitungan pajak penghasilan karyawan (untuk MYOB V.13).

• Inventory, Berfungsi untuk mencatat data barang yang diperjual belikan, menentukan  dan mengubah harga jual serta administrasi persediaan barang.

• Card File, Card File berfungsi untuk mengarsipkan data pelanggan, pemasok, data karyawan yang terkait dengan transaksi pembelian dan penjualan barang dagangan atau jasa.

command centre

Berikut ini adalah bagan Tahapan Kegiatan Pemrosesan Data Akuntansi dengan Menggunakan Software MYOB Accounting:

Catatan:
Kegiatan 1 – 7 : Kegiatan Setup Data Awal Perusahaan.
Kegiatan 8 – 9 : Kegiatan Entry Data Transaksi Perusahaan.

Kegiatan 10    : Kegiatan Penyajian Laporan Keuangan dan Laporan Manajemen Lainnya.

Beberapa keunggulan yang ditawarkan apabila suatu bisnis dikelola dengan mempergunakan MYOB antara lain adalah:

1. Easy of use; MYOB menawarkan kemudahan dalam penggunaannya, artinya pengguna dapat mempergunakan MYOB walaupun yang bersangkutan tidak memiliki latar belakang pembukuan sama sekali. Kuncinya adalah setup dan implementasi yang baik. Hal tersulit dan yang paling penting dalam penerapan MYOB adalah pada saat proses setup, dimana proses bisnis yang ada di dalam perusahaan di otomatisasi dengan mempergunakan alat bantu MYOB, sehingga dalam pelaksanaan kesehariannya, pengguna hanya mengikuti proses bisnis yang telah disusun sebelumnya.

2. Accounting Power; Software MYOB telah cukup lama dikembangkan dan secara berkesinambungan mengeluarkan perbaikan release. Sehingga pengelolaan informasi dengan menggunakan software MYOB cukup dapat diandalkan. Sepanjang setup yang dilakukan telah dilakukan dengan baik dan benar, MYOB dapat mengeluarkan laporan yang dapat diandalkan.

3. Feature Job dan Category yang dapat digunakan untuk pengelolaan proyek serta departmentalisasi, sehingga dapat diperoleh laporan manajemen per proyek maupun per departmen yang berguna bagi manajemen untuk mengetahui kinerja dan sebagai dasar langkah perbaikan yang harus dilakukan.

4. Proses instalasi dan maintenance yang murah. Instalasi MYOB dapat dilakukan dengan mudah dan biasanya tidak dipungut biaya maintenance tahunan, artinya walaupun release terbaru telah dikeluarkan oleh MYOB, para pengguna release sebelumnya tetap masih dapat menggunakannya, dan apabila diperlukan bisa dilakukan pembelian upgrade dengan harga yang relatif lebih murah dibandingkan dengan pembelian baru.

5. Tenaga kerja yang mengetahui dan paham atau setidaknya mengetahui MYOB cukup banyak ditemui di pasar. Telah banyak berkembang lembaga pendidikan baik lembaga kursus maupun lembaga pendidikan tingkat universitas yang mengajarkan software MYOB sebagai bagian dari pelajaran Accounting.

6. Dapat digunakan untuk memantau 3 tahun periode pembukuan, artinya dalam kurun 3 tahun manajemen masih dapat melihat transaksi selama 3 tahun kebelakang tanpa perlu melakukan proses tutup buku.

7. Nilai investasi yang relatif murah. Harga produk termahal adalah kurang dari USD 1.000,- (diluar training dan implementasi). Kuncinya adalah pelaksanaan setup dan implementasi. Pilihlah perusahaan yang memiliki tenaga yang telah memiliki pengalaman dalam melakukan implementasi MYOB. Lebih banyak perusahaan yang telah diimplementasikannya; tentunya lebih banyak manfaat yang dapat kita peroleh dari pengalaman konsultan tersebut.

8. Jangka waktu implementasi yang relatif cepat. Sepanjang data untuk keperluan implementasi seperti data detail neraca dan rugi laba dapat anda siapkan dengan cepat; maka implementasi MYOB akan dapat diselesaikan dengan cepat pula

KELEMAHAN MYOB

1. Database MYOB merupakan database yang dikunci, artinya pengguna tidak dapat melakukan modifikasi laporan, modifikasi field di MYOB, sehingga customization apabila diperlukan relatif sulit dipenuhi oleh MYOB.

2. MYOB merupakan software buatan luar negeri sehingga tidak ada feature perpajakan di dalamnya. Pembuatan laporan yang berkaitan dengan perpajakan seperti form pelaporan PPN dan lainnya tidak tersedia di dalam MYOB dan harus dikelola di luar software MYOB.

3. Tidak ada module fixed assets, sehingga apabila perusahaan memerlukan modul untuk mengelola assets yang dimiliki maka tidak dapat dipenuhi oleh MYOB. Contoh bidang usaha yang memerlukan antara lain adalah persewaan genset yang memerlukan pengelolaan keberadaan lokasi, maintenance, jenis barang dan lainnya.

4. Kelemahan Multi Warehouse yang mengakibatkan pengelolaan atas barang konsinyasi relatif sulit dikelola di dalam MYOB.

5. MYOB tidak dapat digunakan untuk mengelola perusahaan dengan multi company, artinya laporan konsolidasi tidak dapat diharapkan dapat dibuat dengan menggunakan MYOB.

sumber :

http://sites.google.com/site/teknologiakuntansimasakini/sejarah-singkat-aplikasi-myob

http://dannaru.blogspot.com/2010/10/normal-0-false-false-false.html

http://berbagiinfo.blogdetik.com/2010/01/04/apa-itu-myob/